Enquanto realizava uma organização 5S em meu escritório e em minha casa nesse final de ano, encontrei um artigo de uma revista sobre Gestão da Qualidade de 2004. Enquanto eu lia o artigo depois de alguns anos percebi como o Brasil está atrasado em diversos conceitos bem fundamentados e que fazem a diferença em países desenvolvidos. Isso deixa claro que o problema no Brasil é educação ( origem familiar) e de conhecimento ( origem acadêmica).

Quando no Brasil se começou a praticar uma política mais agressiva de abertura da economia, no início da década de 1990, algumas propostas de modernização de Sistemas de Gestão já estavam em andamento, por iniciativas de abnegados professores, que vinham estudando novas metodologias, ferramentas e técnicas. A Fundação Carlos Alberto Vanzolini da Universidade de São Paulo, o Instituto Brasileiro de Qualidade Nuclear do Rio de Janeiro e a Fundação Christiano Ottoni da Universidade Federal de Minas Gerais, dentre outras organizações, tinham programas de intercâmbio com centros de excelência do exterior, produzindo resultados excepcionais.

Executivos, consultores, professores e empresários foram assim iniciados em novas formas de gestão, que praticadas trouxeram grandes resultados para a qualidade e produtividade das empresas brasileiras, aumentando a competitividade de nossos produtos no mercado interno e externo.

Foi exatamente nesse período que iniciei minha experiência com Sistemas de Gestão da Qualidade, pois em 1992 atuei na Empresa Eletrometal Aços Especiais que foi uma das primeiras Empresas no Brasil que se certificou na ISO 9001 na versão 1987. Em 1994 me formei como Auditor Líder pela ABCQ ( Associação Brasileira de Controle da Qualidade) em São Paulo em um curso de 100 horas ( atualmente o curso de auditor líder é de 40 horas).

Vieram novas propostas da Europa, Estados Unidos e da Ásia, notadamente do Japão. A chamada “invasão” de métodos gerenciais japoneses, de comprovado sucesso em seu país de origem, provocou as mais diversas polêmicas, no sentido de se avaliar se produziriam ou não no Brasil os mesmos resultados .

O que pretendo nesse texto é demonstrar a capacidade dos brasileiros de assimilar, utilizar, complementar, ampliar e até melhorar o que aprendem. O Programa 5S já fez e continua fazendo enorme diferença nas organizações que o implantaram. Eu gostaria de dar ênfase de quanto o programa 10S pode fazer mais ainda, principalmente no tocante ao aprendizado, treinamento, união, determinação, combate ao desperdício, ética, moral e responsabilidade social, e também ser utilizado como “ferramenta” para a implementação do Tripé da Sustentabilidade Empresarial ( Financeiro, Social e Ambiental).

DO 5S ao 10S

A utilização de ferramentas e métodos de gestão oriundos do Japão já foi muito maior do que é hoje, tanto no Brasil quanto em outras partes do mundo. Isto está acontecendo porque as metodologias de gestão evoluem e, com novas abordagens, produzem resultados melhores. Nas academias os professores freqüentemente conduzem pesquisas sobre tecnologias de gestão para suas teses de mestrado ou doutorado, que muito contribuem para a abertura das fronteiras do conhecimento.

Os consultores ao realizarem seus trabalhos se deparam com situações novas, que exigem adaptações metodológicas e inovações. Os gestores e empresários buscam, na prática, combinações de ferramentas e técnicas que otimizem os resultados que precisam apresentar para garantir a sobrevivência de suas organizações. Domênico de Masi, o italiano revolucionário das idéias sobre ócio criativo e produtividade, já afirmou que a gestão é a área de conhecimento que, nos últimos anos, mais tem contribuído para o avanço da humanidade.

O empresário Jorge Gerdau, certamente um dos homens de negócio que melhor compreende, utiliza e divulga a importância dos métodos de gestão, no lançamento do Compete-ES, se dirigiu à platéia presente no salão nobre do Palácio Anchieta, em Vitória (ES), composta em sua maioria de políticos, empresários, professores e executivos, há 10 anos atrás alertou para a necessidade do uso adequado de metodologias para garantir o crescimento das organizações. É no mínimo prudente seguir o conselho de quem dirige um grupo empresarial que teve enorme crescimento nos últimos tempos. Estudos e pesquisas foram realizadas sobre o Quadro de Indicadores Balanceados, o “Balanced Scorecard” (BSC), metodologia de gestão oriunda de Harvard, que levou à fama os professores e consultores Robert Kaplan e David Norton.

Foi identificado forte correlação do BSC com o Gerenciamento pelas Diretrizes, no Japão chamado de “Hoshin Kanri”. Na MCN Consultoria estamos utilizando o BSC como objetivos da qualidade para todos os Clientes que solicitam. Em todos os projetos de Gestão da Qualidade oferecemos aos Clientes essa vantagem em utilizar essa importante “ferramenta” de acompanhamento da estratégia.

A reengenharia, de tanta repercussão no passado, não deixa de ser, no fundo, a técnica “Kaikaku” (inovação), que os japoneses utilizam complementarmente as melhorias “Kaizen” (sem investimentos) e “Kairyo” (com investimentos).

O benchmark pode ser entendido como um placar dos melhores resultados empresariais e o benchmarking como o processo utilizado para ser o melhor dos melhores, que seguramente é o “Dantotsu”, que vem a ser a essência do processo japonês de estabelecimento de vantagem competitiva.

Um conceito complementar utilizado no Japão é o de empréstimo de empregados para que aprendam em outras indústrias, chamado “shukko”. Willian Conway com o seu GIQ – Gestão Integral da Qualidade.

O “Housekeeping” (limpeza) tem certamente muito a ver com o 5S japonês, que no entanto é muito mais do que aparenta numa leitura superficial.

O professor Vicente Falconi conta em suas palestras que certa ocasião fez ao Mestre Ishikawa a famosa pergunta: “Como se começa a implantação da Gestão pela Qualidade Total? (Total Quality Control – TQC no Japão e TQM – Total Quality Management nos países de língua inglesa). A resposta do senhor Kaoru Ishikawa: “Algumas vezes, varrendo!”. Uma técnica da qual freqüentemente os executivos lançam mão é o “KKD” (Keiken, Kan, Dokyo), que vem a ser a Experiência, Intuição e Coragem. O famoso 5S japonês visa mudar a maneira de pensar e agir das pessoas na direção de um melhor comportamento para toda a vida, segundo o professor Falconi. É lógico então que seja evolutivo, devendo se adequar à realidade da cultura da organização ou do país onde será empregado. O 5S é um programa amplo, para todos em todas as organizações. Em português utilizamos a palavra Senso para manter a identificação original. Dessa maneira tínhamos: 1º S) Seiri (Senso de Utilização), 2º S) Seiton (Senso de Ordenação), 3º S) Seisoh (Senso de Limpeza), 4º S) Seiketsu (Senso de Saúde e Higiene ), 5º S) Shitsuke (Senso de Autodisciplina). 

Na linha do aperfeiçoamento e complementação surgiram o 6º S) Shikari Yaro (Senso de Determinação e União), 7º S) Shido (Senso de Treinamento) e o 8º S) Setsuyaku (Senso de Economia e Combate ao Desperdício), já amplamente divulgados em livros e revistas.  Em seguida apareceu a proposição de um tema complementar muito apropriado aos tempos em que vivemos: Shisei Rinri (Senso de Ética e Moral), chegando-se assim ao 9º S. Pode-se interpretar os sensos como um conjunto conceitual, que devidamente explorado produz grandes resultados. A seqüência padrão de implantação conduz a melhorias rápidas. A manutenção, com suas liturgias e ferramentas, é um pouco mais difícil. Revendo o conjunto dos temas,  identificou-se o que ainda poderia ser acrescentado, à luz do estado da arte da gestão. Chegou à conclusão de que um tema muito importante, em evidência atualmente, poderia ser o 10º S: Senso de Responsabilidade Social. Na língua portuguesa tinha-se, portanto, chegado ao Programa 10S. Mas em japonês teria ainda que ser encontrada uma palavra que começasse com a letra S. Depois de muitas tentativas foi encontrada a resposta. As palavras sugeridas para o 10º S foram: Sekinin Shakai.  Mas em bom português, a Responsabilidade Social pode ser o 10º mandamento para as empresas participarem da criação de um Brasil melhor.

Temos então 10 SENSOS, que são:

SEIRI – Senso de Utilização

SEITON – Senso de Ordenação

SEISOH – Senso de Limpeza

SEIKETSU – Senso de Saúde e Higiene

SHITSUKE – Senso de Autodisciplina

SHIKARI YARO – Senso de Determinação e União

SHIDO – Senso de Treinamento

SETSUYAKU – Senso de Economia e Combate aos Desperdícios

SHISEI RINRI – Senso dos Princípios Morais e Éticos

SEKININ SHAKAI – Senso de Responsabilidade Social

Apresentação do programa 10S

O programa 10S é uma proposta que visa reeducar as pessoas, recuperar valores, buscar a melhoria nos ambientes, aumentar aprodutividade, não descuidar da saúde e segurança, modernizar as organizações e, acima de tudo, buscar a conscientização das pessoas para práticas de cidadania. Com resultados comprovados por organizações que adotaram as práticas, inicialmente dos 5S, tem-se o fortalecimento do espírito de equipe dentro das mesmas, tão difundido para a busca de resultados, levando as pessoas envolvidas a ter mais iniciativas e participar mais do dia-a-dia da organização, implementando a melhoria contínua em seus processos. A proposta de implantação dos outros S (de 5 para 10) é justamente de conscientizar a todos de que é possível contribuir com ações diversas, para que se tenha uma sociedade mais digna e justa, que é o S da Responsabilidade Social, onde o comprometimento das pessoas é fundamental para o sucesso não só profissional, mas também pessoal e humano. Aquelas organizações que estiverem interessadas em melhorar seu ambiente de trabalho em todos os aspectos citados anteriormente, poderão iniciar pelos 5S, que é uma espécie de arrumação da casa. Quando as pessoas estiverem adaptadas com o sistema, pode-se acrescentar os outros S. Ou podem optar por iniciar implantando os 10S.

Para aquelas organizações onde o programa já foi iniciado, tem-se a opção de implementá-lo acrescentando os novos S. Qualquer opção é válida, desde que a alta administração da organização se comprometa em dar o apoio necessário para o sucesso do programa. Para saber se o programa tem eficácia ou não, é preciso realizar uma avaliação, acompanhando os critérios definidos para cada S. Na avaliação dos 10S são verificados em torno de 50 itens, com pontuações que variam de 0 a 10, realizada por 1 ou 2  avaliadores experientes, um da própria área que está sendo avaliada e um outro externo àquele ambiente de trabalho, sendo que os dois devem ser treinados para executar a avaliação. A avaliação pode ser realizada a cada três meses, ou seis meses ou uma vez por ano.O resultado de cada S é demonstrado por meio de um indicador específico ( A MCN Consultoria desenvolveu uma metologia de auditoria e resultado), que deve ser colocado no quadro de gestão à vista da área avaliada. O objetivo de colocar a avaliação no quadro de gestão à vista é para que todos saibam como se encontra a situação dos 10S naquele ambiente de trabalho. Uma forma transparente de fazer Qualidade.

Prática do programa 10S

1º – Senso de Utilização (SEIRI)

O sentido de SEIRI é “separar por grau, tipo ou tamanho”. O ponto inicial do 1º Senso é saber o que é essencial estar presente no ambiente de trabalho, eliminando tudo que não agregue valor, utilizando os recursos disponíveis de acordo com as necessidades e adequação, evitando excessos, desperdícios e má utilização. Saber utilizar é, antes de qualquer coisa, saber arrumar, separando o que é bom dos materiais que não servem mais para utilização, lembrando sempre de que aquilo que não serve para você pode ser útil para outros.

Benefícios:

-Maior senso de organização e economia, reaproveitando os recursos disponíveis (mesas, máquinas e equipamentos que não servem para você, mas podem servir para outras pessoas);

-Liberação de espaço para diversos fins;

-Aumento da produtividade das pessoas envolvidas;

-Prevenção de  riscos de acidentes no local de trabalho;

-Evitar compras desnecessárias;

-Combater a burocracia.

2º – Senso de Ordenação (SEITON)

O 2º Senso significa determinar o local para se achar com facilidade algum documento, material ou equipamento necessário. Ordenar é a conseqüência natural de arrumar aquilo que se utiliza, colocando etiquetas brancas ou coloridas, rótulos, palavras-chaves etc. Ter o que é necessário, na quantidade certa, na hora e lugar adequados. É preciso descobrir formas para que todos possam achar as coisas com facilidade, usá-las e guardá-las em seus devidos lugares. O Objetivo é encontrar qualquer coisa em 30 segundos.

Benefícios:

-Reduzir o tempo de busca do que se precisa usar;

-Diminuir a necessidade de controle de estoques;

-Facilitar a movimentação interna;

-Evitar compras desnecessárias e danos aos objetos estocados;

-Aumentar a produtividade, racionalizar o trabalho e diminuir o cansaço físico e mental;

-Evacuação rápida em caso de perigo.

3º – Senso de Limpeza (SEISOH)

0 3º Senso significa deixar tudo limpo, com o cuidado de não varrer só por varrer, espanar só por espanar. A melhor interpretação para o senso de limpeza é: não basta varrer tirando o pó e a sujeira, é importante que cada um, após utilizar determinado instrumento de medição, veículo, máquina ou ferramenta os deixe limpos nas melhores condições de uso possível. Exercer o Senso de Limpeza é ter carinho com as coisas que usamos: não forçar os equipamentos e não desperdiçar materiais, enfim, ter senso de limpeza é zelar pela conservação de tudo que está sob nossa responsabilidade. Importante também é incentivar os colegas a manter o ambiente limpo, arrumado e ordenado e principalmente adquirir a cultura de “não sujar”.

Benefícios:

-Ambiente mais agradável e sadio;

-Auxílio na prevenção de acidentes;

-Melhoria e preservação dos equipamentos, proporcionando maior vida útil;

-Diminuição do desperdício;

-Prevenção da poluição;

-Melhoria da imagem interna e externa da empresa.

4º – Senso de Saúde e Higiene (SEIKETSU)

O 4º Senso significa verificar se o pensamento, se o espírito do programa está sendo absorvido, isto é, checar o resultado parcial em toda empresa até esta 4ª etapa do processo. É verificar, por exemplo, o estado dos banheiros, sanitários, refeitórios, oficinas, áreas operacionais etc. Se todos esses locais estiverem em perfeita ordem, pode-se dizer que o programa está sendo cumprido satisfatoriamente. É um senso que busca, também, a questão da higiene mental: é necessária a existência de um bom clima de trabalho, com conforto, segurança e com relações saudáveis entretodos os setores da organização, para que o programa possa ser plenamente desenvolvido. Além de exercer e manter os três primeiros sensos como forma de melhorar continuamente o ambiente físico de trabalho, devemos ter plena consciência dos aspectos que afetam nossa saúde e agir sobre eles.

Benefícios:

-Prevenção de acidentes;

-Elevação dos níveis de satisfação e motivação pessoal;

-Prevenção e controle do estresse;

-Melhoria da qualidade de vida.

-Economia em combate à doenças (enfoque preventivo).

5º – Senso de Autodisciplina (SHITSUKE)

O 5º Senso significa cumprir os procedimentos operacionais, a ética e padrões estabelecidos pela empresa. Este é o S mais complexo de todos, porque é o momento em que os empregados já devem executar as tarefas como hábito, sem achar que está tudo funcionando perfeitamente ou que não há mais nada para evoluir. Ao contrário, a autodisciplina requer constante aperfeiçoamento: se está bom pode ficar ainda melhor. A criação de um ambiente de trabalho disciplinado é a medida mais importante para garantir a Qualidade.

Benefícios:

-Conscientização da responsabilidade em todas as tarefas, por mais simples que sejam;

-Cumprimento das regras e procedimentos estabelecidos;

-Serviços executados dentro dos requisitos da Qualidade;

-Desenvolvimento pessoal e profissional;

-Aumentar a possibilidade de resultados de acordo com o planejado;

-Inovar na qualidade geral dos serviços e das relações interpessoais.

6º – Senso de Determinação e União (SHIKARI YARO)

Tem com objetivo a participação determinada dos gestores em parceria com a união de todos os empregados. O exemplo vem de cima. Motivação, liderança e comunicação são as chaves do Senso. No ambiente da Qualidade, um ponto fundamental é a transparência na condução da gestão, para que se tenha um bom trabalho em equipe, buscando assim o comprometimento de todos, para alcançar os resultados almejados. Os gestores devem definir formas para que todos se engajem no processo, estimulando e motivando as pessoas para as práticas estabelecidas. Desenvolver a prática do trabalho em equipe em todas as esferas da organização é o verdadeiro sentido do 6º S.

Benefícios:

-Aumento da confiança dos empregados perante a organização;

-Maior compromisso dos empregados na busca de resultados;

-Melhora nas relações interpessoais;

-Engajar funcionários e reter os talentos.

7º – Senso de Treinamento (SHIDO)

Determina a importância do treinamento do profissional e a educação do ser humano. Essas ações qualificam o profissional e engrandecem o ser humano, que passa a ter maior empregabilidade, essencial no cenário atual. Nas práticas da administração moderna, o ser humano tem de ser considerado o maior valor, pois é por meio dele que se obtém os resultados almejados. No atual cenário, não só o treinamento de tarefas repetitivas é importante, mas a organização tem de desenvolver as pessoas para que elas tenham a oportunidade de tornar-se empregáveis e competitivas, dando a elas qualificação profissional constante. Criar o ambiente do conhecimento e desenvolver talentos é uma das propostas do 7º S.

Benefícios:

-Maior empregabilidade;

-Desenvolvimento de talentos;

-Aumento da produtividade e resultados.

8º – Senso de Economia e Combate aos Desperdícios (SETSUYAKU)

Modificações e melhorias que combatem os desperdícios, reduzindo os custos e aumentando a produtividade. Combater o desperdício no ambiente de trabalho é fundamental para ajudar nos resultados da empresa. Deve-se estimular os empregados para que criem alternativas de redução de perdas de materiais e serviços, conscientizando-os da realização do trabalho com qualidade e, estimular também, a prática da reciclagem, contribuindo assim com a não degradação do meio ambiente.

Benefícios:

-Economia para a empresa com a redução dos desperdícios de materiais e serviços;

-Redução de horas extras;

-Reeducação das práticas de aquisição de materiais;

-Preservação do meio ambiente;

– Desenvolvimento da cultura “Lean”.

9º – Senso dos Princípios Morais e Éticos (SHISEI RINRI)

Ser ético é, além de outros fatores, ser capaz de voltar esforços de gestão para objetivos mais nobres, como o de aumentar a produtividade, a eficiência e a qualidade de um produto ou serviço. A empresa deve definir padrões de conduta para seus empregados, criando compromisso dos mesmos com suas atitudes e comportamento. Cada empregado tem de saber avaliar o que pode ou não fazer no exercício da sua função, procurando sempre ser leal com os clientes e com a própria empresa.

Benefícios:

-Empregados mais compromissados com os resultados da empresa, com atitudes éticas perante os clientes, acionistas, fornecedores e com as equipes de trabalho da qual fazem parte.

10º – Senso de Responsabilidade Social (SEKININ SHAKAI)

Compromisso que a organização e as pessoas que dela fazem parte devem ter para com a sociedade. Toda e qualquer ação que possa contribuir para a melhoria da qualidade de vida da sociedade. O 10º Senso tem a finalidade de disseminar na organização a importância da prática da Responsabilidade Social, não só como obrigação da empresa em desenvolver ações sociais, mas como incentivo e motivação de seus próprios empregados para a realização de trabalhos voluntários para atender às carências da sociedade. As práticas de Responsabilidade Social vão além dos pagamentos de impostos, tributos e cumprimento da legislação trabalhista e ambiental.

Benefícios:

-Melhoria da imagem perante a sociedade e órgãos governamentais;

-Maior produtividade dos empregados;

-Transparência nas ações com os clientes, empregados, acionistas, fornecedores e a sociedade;

-Participação do crescimento socioeconômico da população;

-Preservação do meio ambiente.

Do ponto de vista organizacional, essa filosofia deve ser praticada com o objetivo de melhorar as condições de trabalho, criando um ambiente de motivação, onde as pessoas possam transformar seus potenciais em realizações. Além disso tanto os empresários quanto os funcionários precisam desenvolver competências ligadas à responsabilidade moral dos negócios e funções exercidas.

Elaborado por Prof. Carlos A. Rocha

CRA-SP nº 114719

Auditor Líder ABCQ nº 395/94

Baseado em artigo publicado na revista Bannas Qualidade/outubro de 2004.

 Autor José Ailton B. da Silva ( Membro da American Society for Quality).